Top 5 cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào dành riêng dân kế toán
Liệu bạn đã biết, làm thế nào để kế toán có thể quản lý hóa đơn điện tử đầu vào? Các phương pháp quản lý và hình thức theo dõi hóa đơn điện tử để hạch toán đầu vào, đầu ra có hợp lệ không? Những phương pháp này có mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn?
Cùng theo chân Mifi theo dõi bài viết dưới đây, bạn sẽ thu thập được 5 chìa khóa, để giải mã về phương pháp kế toán thường được kế toán sử dùng nhất trong giai đoạn hiện tại, nhằm quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả nhất. Từ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và nâng cao hiệu suất công việc của kế toán.
Bài viết liên quan:
Kế toán dần thay đổi phương pháp quản lý hóa đơn điện tử đầu vào, hạn chế việc quản lý hóa đơn thủ công
1. Lưu trữ trên email
Bên cạnh việc sử dụng email của doanh nghiệp để trực tiếp nhận các đơn đặt hàng từ phía đối tác, thì kế toán có thể tạo một email mới độc lập hoàn toàn. Nhờ vậy, khi sử dụng email này, doanh nghiệp có thể tiếp nhận và lưu trữ các hóa đơn điện tử từ phía khách hàng.
Việc sử dụng email mới với mục đích phục vụ cho các công tác lưu trữ và nhận hóa đơn sẽ khắc phục được tình trạng nhầm lẫn giữa nhiều nội dung. Ngoài ra, một ưu điểm của cách này chính là thúc đẩy và tạo điều kiện cho những kế toán mới sau này có thể theo dõi dữ liệu một cách dễ dàng nhất.
Việc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào đòi hỏi kế toán phải có những lựa chọn phù hợp
Song song đó, việc tạo một email mới để lưu trữ sẽ làm mất đi tính chuyên nghiệp và sự tin tưởng từ phía khách hàng. Hơn thế nữa, doanh nghiệp sẽ gặp rủi ro trong việc mất đi dữ liệu khi email bị khóa. Thậm chí, nếu có những sai sót xảy ra trong quá trình nhập dữ liệu, kế toán phải hạch toán và sao kê lại tất cả các thông tin lên phần mềm kế toán bằng thủ công.
2. Lưu trữ trên folder máy tính
Nhiều kế toán sau khi nhận hóa đơn điện tử thông qua email sẽ có thói quen lưu trữ nội dung của hóa đơn vào một Folder rồi đặt tên bằng các thông tin trên hóa đơn như ngày, tháng, năm, tên khách hàng, mã số,…
Ưu điểm của thói quen quản lý hóa đơn điện tử đầu vào này sẽ có lợi cho những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, giúp họ dễ dàng tìm kiếm và quản lý đơn hàng của mình.
Lưu trữ hóa đơn bằng folder trên máy tính giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm và quản lý đơn hàng
Ngược lại, cách lưu trữ trên folder máy tính sẽ mất khá nhiều thời gian trong việc giải quyết từng hóa đơn một. Có nguy cơ mất dữ liệu cao khi máy chủ gặp sự cố.
3. Lưu trữ bằng ấn bản in
Trên thực tế, không giống như việc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào theo phương pháp thủ công, kế toán đòi hỏi phải có những cách làm việc và xử lý riêng để tiết kiệm tối đa thời gian mà năng suất làm việc được tối ưu nhất. Tuy nhiên, không phải ai cũng có đủ kinh nghiệm và năng lực để đúc kết được những phương pháp phù hợp nhất cho bản thân.
Lưu trữ bằng in ấn là một phương pháp giúp doanh nghiệp chủ động trong quản lý hóa đơn
Để hạn chế tối đa tình trạng rủi ro mất đi dữ liệu, kế toán vẫn thường lựa chọn phương pháp lưu trữ bằng ấn bản in. Điều này sẽ không gây mất thời gian trong việc tạo một email mới để sử dụng, cũng không bị mất đi dữ liệu khi máy có sự cố. Về nhược điểm, lưu trữ bằng ấn bản in sẽ tốn kém chi phí giấy, chi phí in và lưu trữ. Tuy đã in ra giấy nhưng kế toán vẫn phải chủ động hạch toán và quản lý thủ công.
4. Sử dụng bảng tính excel
Một phương pháp phổ biến tiếp theo để quản lý hóa đơn điện tử đầu vào chính là sử dụng bảng tính Excel. Khi nhận được hóa đơn đầu vào thông qua email, kế toán sẽ nhập thủ công số liệu vào bảng tính Excel để theo dõi và đính kèm đường link mã tra cứu vào hộp thư.
Quản lý hóa đơn bằng bảng tính Excel là phương pháp hiệu quả cho dân kế toán
Sau đó, nhập dữ liệu excel vào phần mềm kế toán và đối chiếu với hóa đơn gốc.
Ưu điểm:
- Phù hợp với kế toán có thói quen sử dụng bảng tính excel.
- Doanh nghiệp có quy mô nhỏ có thể sử dụng phương pháp này.
Nhược điểm:
- Nhập dữ liệu bằng tay từ email vào bảng tính sẽ dễ xảy ra sai sót như nhập thừa hoặc thiếu dữ liệu của hóa đơn.
- Khó tra cứu và trích xuất hóa đơn gốc trong email và số liệu trong bảng tính.
- Không có cách nào để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
- Gặp rủi ro về việc mất dữ liệu hoặc nhập sai số trên bảng tính vào phần mềm kế toán.
- Mất nhiều thời gian để kiểm tra thông tin với hóa đơn gốc.
- Dữ liệu được lưu trữ đa nguồn, không đồng nhất.
5. Sử dụng hóa đơn điện tử đầu vào
Vì vậy, việc quản lý thủ công các hóa đơn điện tử đầu vào không còn phù hợp với giai đoạn hiện tại. Với giải pháp tiên tiến khi sử dụng công nghệ phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào sẽ giúp kế toán giảm thiểu thời gian nhập khẩu, đối chiếu và kiểm tra hóa đơn một cách trực quan nhất.
Đầu tiên, kế toán nhận được các email hóa đơn gửi đến thông qua phần mềm. Tiếp đến, các phần mềm này sẽ tự động kiểm tra những sai sót trong hóa đơn, tình trạng hoạt động của nhà cung cấp và báo cáo các sai sót khi có.
Cuối cùng, các thông tin và dữ liệu trên hóa đơn sẽ được nhập khẩu tự động vào phần mềm kế toán. Sau đó, phần mềm sẽ giúp hạch toán các hóa đơn, điều mà việc nhập bằng tay các file excel như trước đây chưa bao giờ hỗ trợ được.
Ưu điểm:
- Tiết kiệm thời gian nhận và phân loại email theo cách thủ công.
- Hạn chế những sai sót trong quá trình nhập khẩu.
- Tìm kiếm và tra cứu hóa đơn dễ dàng khi cần thiết.
- Phần mềm tự động kiểm tra những sai sót và tính hợp lệ của các hóa đơn điện tử đầu vào như: thông tin doanh nghiệp, thông tin hóa đơn, chữ ký số,…
- Đồng bộ và thống nhất dữ liệu trên phần mềm kế toán.
Lưu ý:
- Doanh nghiệp nên chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín, có kiến thức sâu rộng về tài chính kế toán để hỗ trợ khi cần.
Đến với Mifi, sở hữu đội ngũ giàu kinh nghiệm và có kiến thức chuyên sâu về kế toán, chúng tôi luôn hỗ trợ tận tình và giúp hàng nghìn doanh nghiệp giải quyết vấn đề chuyển đổi hóa đơn điện tử và quản lý các hóa đơn điện tử đầu vào một cách khoa học, tiết kiệm thời gian.
Hy vọng qua bài viết trên, doanh nghiệp bạn đã nắm được 5 phương pháp, nhằm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào cho dân kế toán một cách hiệu quả hơn với những ưu điểm vượt trội. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với Mifi để nhận được tư vấn chi tiết!
Bài viết và hình ảnh được tổng hợp bởi Mifi.
Cần tư vấn về các dịch vụ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ – CHỮ KÝ SỐ – đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi theo thông tin:
TƯ VẤN MIỀN NAM: (028) 9999 9989 – (028) 7300 5445
TƯ VẤN MIỀN BẮC: (028) 9999 9989
Hoặc liên hệ theo đường link: https://mifi.vn/lien-he
Ngày đăng: 10:41:24 02/03/2022
Ngày cập nhật mới nhất: 14:09:29 26/05/2022
