Những quy định và cách lưu trữ hóa đơn điện tử bạn nên tham khảo

Hóa đơn điện tử là hóa đơn do cá nhân, tổ chức lập dưới dạng dữ liệu điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn điện tử được khởi tạo và sử dụng trên nền tảng điện tử

1. Vậy lưu trữ hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử lưu trữ là hình thức cho phép sao chép toàn bộ hóa đơn đầu vào, đầu  hoặc lưu trữ hóa đơn xuất, nhập trên đĩa CD,  và các thiết bị khác, ngoài ra còn có thể lưu trữ trực tuyến đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu.

2. Hóa đơn điện tử hiện nay gồm các loại nào?

Khác với hóa đơn giấy chỉ có 1 bản hiện diện và có giá trị pháp lý.  Còn hóa đơn điện tử thì có 2 dạng file luôn đi cùng nhau đó là file PDF và file XML..

Trong số này, chỉ có các tệp XML có giá trị pháp lý (khi chưa sửa đổi). File PDF chỉ là dạng trình chiếu nhưng nó giúp người dùng có thể xem và in ra giấy nếu muốn. Người dùng cần lưu 2 file này ra thiết bị ngoại vi như USB, CD,… để đề phòng máy tính gặp sự cố và không bị mất dữ liệu.

Người dùng cần lưu 2 file này ra thiết bị ngoại vi như USB, CD,… để đề phòng máy tính gặp sự cố và không bị mất dữ liệu.

3. Lưu trữ hóa đơn điện tử tuân thủ theo quy định nào

Theo Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua, bán hàng hóa, dịch vụ từ ngày 1/7/2022.

Lưu trữ hóa đơn điện tử tuân thủ theo quy định nào

Thông tư 78 về Ủy quyền nhập Hóa đơn điện tử Điều 3 Thông tư 78 về hóa đơn điện tử cho phép người bán ủy quyền cho bên thứ ba đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử. 

Hóa đơn ủy quyền phải có: Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy quyền và bên được ủy quyền tùy từng trường hợp.

 Thủ tục thực hiện việc ủy ​​quyền phải được giao kết dưới hình thức hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận, bao gồm: hóa đơn ủy quyền, mục đích ủy quyền, thời gian ủy quyền và phương thức thanh toán.

 Quy định về giấy tờ đi đường Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP 

Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP do Tổng cục Thuế ban hành, tất cả các doanh nghiệp có thời hạn đến ngày 1/7/2022 để chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, hóa đơn đến cũng được chuyển đổi sang dạng điện tử.

 Chứng từ kèm theo hóa đơn đầu vào bao gồm

• Hợp đồng mua bán hàng hóa: Trường hợp hợp đồng không quy định danh mục hàng hóa mua bán thì bổ sung phụ lục ghi rõ danh mục hàng hóa mua bán;
• Phiếu nhập kho: hàng hóa dùng để mua hàng;
• Phiếu thu, phiếu thu: Ghi số tiền giao dịch của các loại hàng hóa mua với khách hàng; 
• Biên bản thanh lý hợp đồng;

Quy định về dữ liệu hóa điện tử theo thông tư 78

 Thông tư 78 Quy định về dữ liệu điện tử Căn cứ Điều 22 Nghị định 123, người bán có nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Thông tư 78. 

• Dữ liệu hóa đơn điện tử đã lập nhưng chưa có mã của cơ quan thuế sẽ được truyền trực tiếp đến cơ quan thuế hoặc thông qua công ty dịch vụ.
• Sử dụng tên tài khoản và mật khẩu do cơ quan thuế cung cấp
• Lập hóa đơn điện tử phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp pháp trước pháp luật. 

Đối với trường hợp lập sai hóa đơn, doanh nghiệp thực hiện theo nguyên tắc lập hóa đơn điện tử so le quy định tại Lệnh số 123 và Công văn số 78

3. Một số cách lưu trữ hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay

Vậy lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào? Để trả lời câu hỏi này, hãy thử tham khảo 5 cách lưu trữ hóa đơn phổ biến hiện nay. Hy vọng nó sẽ giúp bạn.

 Cách 1: Tạo mới hộp thư email lưu trữ hóa đơn điện tử

Tạo mới hộp thư email lưu trữ hóa đơn điện tử

Bước 1: Bạn thiết lập địa chỉ email mới cho công ty 

Bước 2: Thông báo email mới cho đối tác và thông báo khách hàng khi xuất hóa đơn thì gửi vào email mới này.

Bước 3: Khi hóa đơn điện tử được gửi đến email mới, bạn tải file PDF và XML về máy tính.

Bước 4: Lưu hóa đơn điện tử đầu vào vào thư mục riêng và lưu theo tháng/quý hoặc theo tên nhà cung cấp để tiện theo dõi, tra cứu khi cần 

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử này tránh được tình trạng mất email cũng như trôi thông tin giữa hàng nghìn email khác. Vì vậy, tốt hơn hết bạn nên thiết lập một email riêng để nhận hóa đơn điện tử gửi đến và cũng để tiện cho việc quản lý. 

Cách 2: Đưa phần mềm vào quản lý

Bước 1: Bạn thiết lập email nhận hóa đơn điện tử.

Bước 2: Đăng ký với nhà cung cấp về việc sử dụng phần mềm quản lý và xử lý hóa đơn điện tử đầu vào. 

Bước 3: Nhà cung cấp sẽ cài đặt ứng dụng trên máy tính và tự động cập nhật thông tin khi có hóa đơn đầu vào mới vào phần mềm kế toán. 

Trong thời đại công nghệ và xu hướng chuyển đổi số, sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử là một hướng đi hiệu quả. Giúp người dùng dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử.

Cách 3: Nhận hóa đơn qua email và in ra để lưu trữ 

Bước 1: Bạn vào email nhận hóa đơn nhập hàng. 

Bước 2: Chọn hóa đơn điện tử do đối tác gửi. Chọn tệp PDF.

Bước 3: Tiếp theo, nhấn print để in bản cứng.

Hình thức này khá thủ công nhưng hầu hết các bạn kế toán đều đã quen. Đối với hình thức này, các công ty sẽ phải trả thêm chi phí in ấn và lưu trữ.

 Cách 4: Lưu trữ vào danh sách Excel

Bước 1: Bạn lập 1 file excel với tiêu đề hóa đơn nhập theo tháng/quý. Các hàng là từng hóa đơn, còn cột sẽ là các nội dung như: Số, Người mua, Ngày phát hành hóa đơn, Liên kết hóa đơn, v.v.

Bước 2: Đăng nhập email nhận hóa đơn nhập.

Bước 3: Tiếp theo, trên từng hóa đơn điện tử, copy link tra cứu mã hóa đơn.

Bước 4: Dán từng link tra cứu Hóa đơn điện tử vào hàng tương ứng với thông tin. 

Đây là hình thức khá phổ biến và thường được kế toán sử dụng. Kế toán sau khi nhận được hóa đơn nhập sẽ nhập thông tin vào file excel để theo dõi và tìm đường dẫn đến hộp thư. 

Cách 5: Lưu trữ hóa đơn vào thư mục (Folder) hoặc ổ đĩa (Drive)

Lưu trữ hóa đơn vào thư mục (Folder) hoặc ổ đĩa (Drive)

• Bước 1: Bạn vào email nhận hóa đơn nhập hàng.
• Bước 2: Chọn hóa đơn điện tử đã mua.
• Bước 3: Tiếp theo, bạn tải file PDF, XML về và lưu trữ vào một thư mục hoặc ổ đĩa nhất định.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra này giúp bạn tiết kiệm chi phí, giảm thời gian tra cứu như lưu trữ thủ công bằng giấy. 

Trên đây là những thông tin chúng tôi tổng hợp về quy định và cách lưu trữ hóa đơn điện tử. Hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình tìm hiểu và lưu trữ hóa đơn điện tử. Mọi vấn đề chưa hiểu các bạn có thể liên hệ ngay với chúng tôi!