Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào bằng các phương pháp tiện lợi như lưu trữ trên folder, bảng kê excel hoặc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu để bảo đảm tính toàn vẹn và an toàn của thông tin kế toán.

Bài viết liên quan:

• Xử lý mất hóa đơn đầu vào như thế nào để được khấu trừ?
• Vai trò của phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào là gì?
• Hóa đơn đầu vào là gì? Vai trò của hóa đơn đầu vào trong doanh nghiệp

1. Hóa đơn điện tử đầu vào là gì?

Hóa đơn điện tử đầu vào là tài liệu chứng từ để xác nhận quá trình mua bán hàng hóa và dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh của tổ chức. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Tổng cục Thuế, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử cho hóa đơn đầu vào trước ngày 01/7/2022.

Hóa đơn điện tử đầu vào giúp xác nhận quá trình mua hàng hóa/ dịch vụ của doanh nghiệp

Đối với hóa đơn điện tử đầu vào, các chứng từ đi kèm bao gồm hợp đồng mua bán hàng hóa, phiếu nhập kho, phiếu thu, biên lai và biên bản thanh lý hợp đồng. Các phiếu nhập kho chỉ được sử dụng đối với hàng hóa mua vào. Phiếu thu và biên lai được sử dụng để ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau. Biên bản thanh lý hợp đồng được sử dụng để xác nhận việc huỷ bỏ hợp đồng mua bán hàng hóa.

2. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào như thế nào?

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, khi thực hiện giao dịch sử dụng hóa đơn điện tử, cả bên bán và bên mua đều phải lưu trữ dữ liệu về hóa đơn điện tử. Bên bán phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian 10 năm. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử có thể ở dạng điện tử (định dạng XML) thông qua phần mềm hóa đơn điện tử, không cần lưu trữ ở dạng giấy. 

Đối với bên mua, họ nên sử dụng các thiết bị như ổ cứng di động, USB, máy tính lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào vì hóa đơn điện tử có định dạng XML. Bên mua cũng có thể sử dụng cách lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng PDF và XML. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng bản PDF chỉ là bản thể hiện của hóa đơn điện tử và không có giá trị pháp lý.

3. Các quy định về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Yêu cầu về lưu trữ hóa đơn điện tử

Cách lư trữ hóa đơn điện tử đầu vào cần tuân thủ theo quy định của Pháp luật

Tại Điều 11 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP có quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử:

• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ và bảo quản bằng phương tiện điện tử.
• Mọi cơ quan, tổ chức và cá nhân đều có quyền lựa chọn và thực hiện cách lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù mô hình kinh doanh và khả năng đáp ứng công nghệ.
• Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đáp ứng tối thiểu 3 yêu cầu sau:
  • Đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ của thông tin hóa đơn, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
  • Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật về kế toán.
  • Hóa đơn điện tử phải có thể được in ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu.
  • Hóa đơn điện tử được phép tiêu hủy khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định và không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

4. Hướng dẫn 5 cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Cách 1: Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào qua email riêng.

Tạo một email mới chỉ dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào là một cách tiện lợi để quản lý và truy xuất dữ liệu. Bạn chỉ cần đăng ký một tài khoản email miễn phí, sau đó sử dụng nó để nhận và lưu trữ các hóa đơn điện tử đầu vào.

Cách 2: Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào qua email và in giấy.

Đây là cách làm quen thuộc đối với hầu hết các kế toán. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào qua email và in giấy để lưu trữ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn của thông tin kế toán. Tuy nhiên, cần lưu ý lưu trữ đúng thời hạn theo quy định và sử dụng phần mềm quản lý tài liệu để tra cứu nhanh chóng.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào qua phần mềm chuyên dụng là an toàn và hiệu quả nhất hiện nay

Cách 3:  Lưu hóa đơn điện tử đầu vào trên Folder hoặc Drive

Cách lưu hóa đơn điện tử đầu vào trên một folder trên máy tính hoặc Drive là một cách đơn giản và tiện lợi để quản lý tài liệu kế toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn của dữ liệu, doanh nghiệp cần phải định kỳ sao lưu dữ liệu và sử dụng các công cụ bảo mật để bảo vệ thông tin kế toán khỏi bị mất hoặc đánh cắp.

Cách 4: Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào trên bảng kê excel

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên bảng kê Excel giúp dễ dàng lưu trữ và sắp xếp thông tin hóa đơn điện tử một cách chính xác và hiệu quả. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần định kỳ sao lưu dữ liệu để đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu.

Cách 5: Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào với phần mềm quản lý chuyên dụng

Sử dụng phần mềm quản lý và lưu trữ là cách lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả và tiện lợi để quản lý tài liệu kế toán của doanh nghiệp. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể dễ dàng lưu trữ, tra cứu và quản lý thông tin hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, phần mềm cũng cung cấp tính năng bảo mật dữ liệu để đảm bảo an toàn cho thông tin kế toán của doanh nghiệp.

MIFI là gì? MIFI là phần mềm hóa đơn điện tử đầu tiên tại Việt Nam đạt chuẩn an toàn quốc tế nhờ lưu trữ tại Microsoft Azure với hơn 200 data center trên toàn cầu, cũng là đơn vị tiên phong tại Việt Nam đưa ra gói bảo hiểm cam kết đền bù lên đến 100 triệu đồng. Bên cạnh đó, MIFI được Tổng cục thuế lựa chọn là 1 trong 20 đơn vị kết nối trực tiếp. Được đảm bảo hệ thống lưu trữ hàng đầu bởi Mắt Bão, MIFI hiện đang là giải pháp hóa đơn điện tử hàng đầu cho doanh nghiệp.