Hướng Dẫn Cách Kích Hoạt Dịch Vụ Hóa Đơn Điện Tử

Trong thời đại công nghệ, Hóa đơn Điện tử là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu cách kích hoạt dịch vụ loại hóa đơn tiện ích này trong bài viết dưới đây.

Hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu của doanh nghiệp trong thời công nghệ.

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang Hóa đơn Điện tử kể từ ngày 1/11/2018. Nếu sau ngày này, doanh nghiệp vẫn chưa hoàn tất quá trình chuyển giao, có thể sẽ gặp những rắc rối về mặt pháp lý.

Nhưng liệu việc sử dụng Hóa đơn Điện tử có phức tạp hay không? Lộ trình thay đổi có mất thời gian, ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp hay không?

Để những thay đổi diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, bạn cần hiểu rõ cách để kích hoạt dịch vụ Hóa đơn Điện tử. Đồng thời, tìm hiểu thêm các thông tin liên quan về Hóa đơn Điện tử. Đặc biệt là cách xử lý hóa đơn khi có sai sót. Tất cả những vấn đề này đều sẽ được MIFI giải đáp trong bài viết dưới đây. Hãy cùng tìm hiểu nhé!

Một số điều cần biết về Hóa đơn Điện tử

Hóa đơn Điện tử là gì?

Hóa đơn Điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn Điện tử là tất cả các dữ liệu điện tử liên quan đến việc mua bán hàng hóa / dịch vụ.

Theo thông tư số 32/3011/TT-BTC thì Hóa đơn Điện tử là tất cả các dữ liệu mạng liên quan đến việc mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đồng thời, chúng phải được khởi tạo, gửi / nhận và lưu trữ, quản lý thông qua các phương tiện điện tử. Các tổ chức doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế cần lưu trữ hóa đơn điện tử trên máy tính của mình sau khi bán hàng theo đúng quy định của pháp luật về các hoạt động giao dịch mạng.

Hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc là xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập cũng như sử dụng một lần duy nhất.

Các nội dung trên Hóa đơn Điện tử

Chữ ký điện tử là một phần không thể thiếu trong Hóa đơn Điện tử.

Nội dung của một Hóa đơn Điện tử bao gồm những mục chính sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu quá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn đúng theo quy định tại Phụ lục 1 thuộc thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ tài chính.
• Họ tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Họ tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
• Các thông tin về hàng hóa / dịch vụ như: Số lượng, đơn vị tính, đơn giá,…
• Chữ ký điện tử của người bán
• Ngày lập và gửi hóa đơn
• Ngoài ra, cũng cần chữ ký điện tử của người mua nếu bên mua là đơn vị kế toán.

Các loại Hóa đơn Điện tử phổ biến

Kiểm tra hóa đơn điện tử thật – giả khá đơn giản.

Hóa đơn Điện tử gồm các loại phổ biến sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn xuất khẩu
• Hóa đơn bán hàng
• Các loại hóa đơn khác như tem, vé, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không,…

Ưu điểm nổi bật của Hóa đơn Điện tử

An toàn: Không xảy ra cháy, hỏng, mất hóa đơn. Tăng độ tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp.

Tiết kiệm: Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn.

Nhanh chóng: Người mua tức thời nhận được hóa đơn, rút ngắn thời gian thu nợ.

Bảo vệ môi trường: Giảm bớt việc sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường.

Hướng dẫn kích hoạt dịch vụ Hóa đơn Điện tử

Thực tế, từ nay đến ngày 1/11/2020 không còn xa. Nếu bạn còn đang tìm kiếm một phần mềm Hóa đơn Điện tử an toàn, đáng tin cậy, thì MIFI là một gợi ý dành cho doanh nghiệp của bạn.

Kích hoạt Hóa đơn Điện tử thường khác nhau ở mỗi đơn vị cung cấp, tuy nhiên chúng đều có điểm chung là khá đơn giản.

Mỗi công ty cung cấp dịch vụ Hóa đơn Điện tử sẽ có cách kích hoạt khác nhau. Trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách kích hoạt dịch vụ tại hệ thống MIFI.

Để kích hoạt dịch vụ Hóa đơn Điện tử, bạn cần thực hiện 3 bước rất đơn giản sau đây:

Bước 1: Gửi quyết định phát hành Hóa đơn Điện tử an toàn

Sau khi ra quyết định sử dụng mô hình Hoá đơn Điện tử an toàn MIFI, doanh nghiệp sẽ tiến hành ký chữ ký số, lưu quyết định nào vào bản cứng hoặc bản mềm rồi gửi tới cơ quan thuế.

Bước 2: Tạo mẫu Hóa đơn Điện tử an toàn, ra thông báo phát hành

Trong kho Hoá đơn Điện tử mẫu, doanh nghiệp lựa chọn một mẫu phù hợp, sau đó tiến hành đăng ký và gửi tới cơ quan thuế.

Bước 3: Đưa Hóa đơn Điện tử an toàn MIFI vào hoạt động

Hai ngày sau khi gửi thông báo phát hành Hoá đơn Điện tử tới cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể triển khai mô hình này vào hoạt động kinh doanh.

Cách xử lý hóa đơn khi có sai sót xảy ra

Khi có sai sót, cần hủy Hóa đơn Điện tử đã lập.

Có 2 trường hợp sai sót dễ mắc phải trong việc lập Hóa đơn Điện tử, đó là:

• Đã lập Hóa đơn Điện tử và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
• Đã lập Hóa đơn Điện tử và gửi cho người mua nhưng chưa kê khai thuế.

Để xử lý sai sót trong 2 trường hợp này, doanh nghiệp phải hủy hóa đơn là điều chắc chắn. Nhưng việc hủy bỏ này cần có sự đồng ý, thỏa thuận của cả người bán và người mua. Hiệu lực của Hóa đơn Điện tử mới sẽ theo đúng như thỏa thuận của các bên tham gia. Hóa đơn Điện tử sau khi hủy vẫn cần được lưu trữ để phục vụ cho công tác hạch toán, điều tra của cơ quan Nhà nước sau này (nếu cần thiết).

Trên Hóa đơn Điện tử mới thay thế, người bán cần ghi rõ dòng chữ “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số xxxx, ký hiệu yyy, ngày zzzz”.

Kết luận

Trên đây là các hướng dẫn nhằm giúp bạn kích hoạt dịch vụ Hóa đơn Điện tử thành công. Đồng thời, gợi ý một số cách xử lý hóa đơn nếu có sai sót xảy ra. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn lập Hóa đơn Điện tử nhanh chóng, hiệu quả hơn và góp phần thúc đẩy sự phát triển trong tương lai của doanh nghiệp.