Bật Mí Giải Pháp Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử An Toàn 100%

5
(7)

Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử là một cải tiến lớn. Bài viết này Mifi sẽ chia sẻ giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn cho doanh nghiệp của bạn.

Điều này không chỉ cho phép doanh nghiệp truy cập và trích xuất thông tin hóa đơn nhanh chóng mà còn hạn chế tối đa tình trạng mất hóa đơn.

Lưu trữ hóa đơn điện tử

Tại sao cần biết cách lưu trữ hóa đơn điện tử?

So với hóa đơn giấy thông thường, hóa đơn điện tử có ưu điểm là khả năng lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử.

Tuy nhiên, lưu trữ như thế nào trong quá trình sử dụng để tiện tra cứu và đúng theo quy định pháp luật?

Hóa đơn điện tử đang ngày càng được sử dụng phổ biến hơn nhờ những ưu điểm nổi trội, trong đó khả năng lưu trữ dưới dạng thông tin điện tử chính là lợi ích nổi bật, dễ thấy nhất.

Tại sao cần biết cách lưu trữ hóa đơn điện tử (HĐĐT)?

Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử, bên bán vẫn cần phải lưu trữ HĐĐT giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Đối với bên mua, việc lưu trữ hóa đơn sẽ giúp họ chủ động hơn, an toàn hơn. 

Lưu trữ hóa đơn điện tử theo luật kế toán.

Lưu trữ HĐĐT theo luật kế toán.

Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử

Hoá đơn sau khi được khởi tạo cần được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.

Cụ thể, Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định việc hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

Người bán, mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như: đĩa flash USB; đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.

Ngoài ra, để tránh tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do máy tính nhiễm Virus hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn, các doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của Bộ Tài Chính?

Lưu trữ hóa đơn là một việc vô cùng quan trọng. Quy định có nêu rõ :

“Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.
(Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.” Trích Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC

Chúng ta có thể đi chi tiết hơn về cách lưu trữ hóa đơn với 2 trường hợp phổ biến dưới đây:

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào?

Lưu trữ hóa đơn điện tử trên thư mục Google Drive của bạn.

Lưu trữ trên thư mục Google Drive của bạn.

Để lưu trữ hóa đơn ĐT đầu vào, đầu tiên cần

  • Tạo một Email riêng để lưu hóa đơn và công bố Email này tới tất cả bên bán. Email này sẽ được cài đặt để chuyển tiếp về Email cấp quản lý.
  • Lập thư mục Google Drive với chính Email lưu nhận hóa đơn đó.
  • Khi nhận được Email kế toán tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính tương tự như lưu 1 file Excel, Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với mã số thuế, tên người bán, số hóa đơn.
  • Tiếp đó, mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 file Excel như: mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và chèn Link trỏ tới hóa đơn đó để tiện tra cứu khi cần.
  • Bước cuối cùng là đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive.

 Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra?

Doanh nghiệp thực hiện lưu trữ hóa đơn ĐT đầu ra vào một thư mục trên máy tính: Cập nhật nội dung hóa đơn đó vào 1 File Excel bao gồm: Tên khách hàng, mã số thuế, Số tiền trước VAT, Sau VAT, mã tra cứu. Đồng thời, kế toán nên chèn Link trỏ tới hóa đơn này để tiện tra cứu khi cần.

Bạn cũng nên đồng bộ thư mục chứa File Excel này với Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu.

Thời hạn lưu trữ?

Thường sẽ là 10 năm theo quy định về lưu trữ hóa đơn của cơ quan thuế vè theo thời hạn quy định của Luật Kế Toán. Khi sử dụng hóa đơn giấy thì việc mất cháy hỏng hóa đơn thì sẽ diễn ra thường xuyên hơn. Tuy nhiên khi chuyển qua sử dụng hóa đơn điện tử việc mất cháy hỏng hóa đơn thì sẽ không có. Mà thay vào đó là liên quan đến việc bảo mật cho hóa đơn điện tử vì chúng ta đang sử dụng nền tảng Online.

Dễ thấy là virut xâm nhập máy tính và xóa đi dữ liệu hóa đơn, ngoài ra khi lưu trữ trên Usb hay ổ cứng máy tính thì cũng sẽ có trường hợp hỏng ổ cứng hay Usb.

Thời hạn lưu trữ hóa đơn đến 10 năm mà xảy ra những trường hợp trên thì đó là tổn thất rất lớn cho doanh nghiệp. Do đó cuối bài chúng tôi có đề xuất giải pháp lưu trữ hóa đơn an toàn cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, với các hóa đơn điện tử nếu hết thời hạn lưu trữ thì có thể hủy bằng cách xóa dữ liệu trên các thiết bị lưu trữ hoặc trên các nền tảng sao lưu trực tuyến để những hóa đơn này không thể truy cập và hồi phục được.

Định dạng lưu trữ hóa đơn?

"<yoastmark

Doanh nghiệp bán hàng cần lưu trữ hóa đơn đồng thời dưới dạng PDF và XML. File PDF là bản thể hiện của hóa đơn và XML là dữ liệu hóa đơn.

Theo đó, XML là File chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. File PDF tuy thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử song không có giá trị pháp lý do chỉ là bản thể hiện của file XML.

Phần mềm lưu trữ hóa đơn?

Khi tiến hành lưu trữ hóa đơn, có rất nhiều trường hợp doanh nghiệp gặp phải tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do máy tính nhiễm Virus hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn.

Để khắc phục tình trạng này, các doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị trung gian cung cấp phần mềm lưu trữ hóa đơn ĐT uy tín, có chức năng sao lưu dữ liệu trực tuyến và hỗ trợ phục hồi thông tin hóa đơn khi xảy ra sự cố như SAP Concur, Stampli, Spendesk, AvidXchange, SAP Ariba, MIFI…

Doanh nghiệp bên bán và bên mua lưu trữ hóa đơn như thế nào?

Chỉ in hóa đơn điện tử ra giấy khi cần thanh toán nội bộ.

Chỉ in hóa đơn điện tử ra giấy khi cần thanh toán nội bộ.

Hoá đơn điện tử có định dạng XML nên người bán và người mua có thể lưu trữ hoá đơn trên các thiết bị điện tử như: USB, ổ cứng, máy vi tính, Cloud, …Chỉ in ra giấy trong trường hợp người mua muốn sử dụng bản thể hiện của hoá đơn điện tử để thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ.

Vấn đề nghiêm trọng liên quan đến lưu trữ hóa đơn?

Ở Việt Nam, vào năm 2019 đã xảy ra tình trạng mất hóa đơn điện tử tại một công ty ở Quận 9.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, công ty này đã lưu trữ hóa đơn ở hệ thống máy chủ của mình. Do gặp sự cố nên đã dẫn đến làm mất hoàn toàn hóa đơn trong 2 năm.

Hóa đơn Điện tử vẫn có nguy cơ bị mất do hệ thống bị tấn công, Hacker xâm nhập,…
Hay một nguyên nhân khác có thể do các nhà cung cấp dịch hóa đơn điện tử chưa đủ kinh nghiệm để phản ứng khi vấn đề xảy ra.

Hoặc không xử lý kịp khi đối mặt với các thảm họa bị tấn công, hư hỏng phần cứng, không khôi phục được dữ liệu cho khách hàng.

Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn

"MIFI

Doanh nghiệp ngày càng phát triển thì nhu cầu lựa chọn các giải pháp lưu trữ hóa đơn ĐT an toàn lại càng cao. Theo đó, chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ an toàn là điều vô cùng quan trọng. 

Bạn đừng để dữ liệu hóa đơn bị mất hối hận vì không đầu tư một hệ thống chuẩn từ đầu. Hiện nay, MIFI được coi là một trong những giải pháp hóa đơn điện tử an toàn sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội giúp quản lý thông tin tốt hơn, bao gồm:

  • Tích hợp hệ thống lưu trữ Cloud tiêu chuẩn tại Microsoft Azure giúp hóa đơn luôn được bảo đảm an toàn, không lo tình trạng bị mất.
  • MIFI sử dụng mã hóa thông tin dữ liệu 256 Bit với công nghệ AES mới nhất.
  • MIFI sao lưu dữ liệu tự động và Real Time với cam kết bảo hiểm toàn diện. Những sự cố mất hóa đơn khi sử dụng phần mềm của MIFI hầu như chưa xảy ra. Nếu có sẽ được bồi thường bằng tiền.
  • Xác thực thông tin 2 lớp

 Nếu còn bất cứ nghi vấn nào, bạn đừng ngần ngại nhấc máy lên và gọi cho MIFI dịch vụ hóa đơn điện tử an toàn. Các nhân viên chăm sóc khách hàng của MIFI sẽ giải đáp tường tận mọi thắc mắc của bạn.

BÌNH CHỌN:

Hãy bình chọn 5 sao nếu bạn tìm thấy nội dung hữu ích.

Xếp hạng 5 / 5. Số phiếu 7